Ein wichtiges Projekt in der lisezwei ist schon seit langem die Digitalisierung der Mietmanagement-Prozesse und hat in diesem Jahr einen besonderen Meilenstein erreicht. Seit Anfang 2024 entfällt das Schriftformerfordernis für Gewerberaummietverträge. Damit können wir unsere Mietverträge erstmals vollständig digital abwickeln und die früher unverzichtbaren Papierakten endgültig „zu den Akten legen“. Für uns bedeutet das nicht nur eine Prozessvereinfachung, sondern auch ein deutlich moderneres, nachhaltigeres Arbeiten.
Im Frühjahr haben wir unsere Vertragsvorlagen grundlegend überarbeitet und neu strukturiert. Entstanden sind schlanke, klar formulierte Vertragsmuster mit Allgemeinen Mietbedingungen, die optimal auf die vielfältigen Veränderungen in unseren Mietverhältnissen ausgelegt sind: Unternehmen wachsen, ziehen innerhalb des Gebäudes um, geben einzelne Räume zurück oder wechseln aus dem Coworking in eigene Büroflächen. All diese Szenarien lassen sich nun flexibel, rechtssicher und vor allem vollständig digital abbilden.
Ein zentraler Baustein dieses neuen Prozesses ist der digitale Unterschriftenworkflow mit Sign (signieren.online), einer Webapplikation des Flensburger Digitalunternehmens lambda9 GmbH, das bis vor 2 Jahren in der lisezwei saß. Die Handhabung ist denkbar einfach: Vertrag hochladen, unterzeichnende Personen hinterlegen, automatische E-Mail-Benachrichtigung versenden – und schon können die Beteiligten bequem per Smartphone oder Computer unterschreiben. Sobald die Signatur vollständig ist, erhalten alle eine Bestätigung und können den finalen Vertrag sofort herunterladen.
Für unsere Mieterinnen und Mieter, aber auch für unsere eigenen Abläufe bedeutet das eine enorme Verbesserung. Verträge werden wesentlich schneller abgeschlossen, niemand muss mehr nach dem aktuellen Stand fragen, und alle Beteiligten haben jederzeit volle Transparenz. Gleichzeitig setzen wir bewusst auf ein regional entwickeltes Produkt, das hohe Datenschutz- und Datensouveränitätsstandards erfüllt und sich flexibel an unsere individuellen Anforderungen anpassen lässt.
Der vielleicht größte Vorteil: Wir benötigen keine Papierakten mehr. Unser Mietmanagement ist jetzt vollständig digital – effizient, nachvollziehbar und zukunftsfähig.
Und das war nur ein weiterer Schritt auf unserer Digitalisierungsreise. In den kommenden Monaten werden wir weitere Entwicklungen teilen, die zeigen, wie wir die lisezwei konsequent weiter in Richtung Zukunft führen.
