Für unsere Reihe WiREGunterwegs haben wir mit Volkmar Schonert, Geschäftsführer der Grünkonzept Flensburg GmbH über Wachstum, Digitalisierung im Handwerk und moderne Arbeitsprozesse gesprochen.
„Ohne Digitalisierung wäre unser Wachstum nicht möglich gewesen“
1. Herr Schonert, stellen Sie Ihr Unternehmen doch einmal kurz vor.
Mein Name ist Volkmar Schonert und ich bin Geschäftsführer der Grünkonzept Flensburg GmbH. Wir sind im Garten- und Landschaftsbau tätig. Gegründet wurde die Firma 2005.
Seit 2017 sitzen wir am Sophienhof in Flensburg. Damals hat uns die WiREG sehr dabei unterstützt, ein passendes Grundstück zu finden. Zu der Zeit waren wir zwölf Mitarbeitende – heute sind wir auf rund 45 gewachsen.
2. Was zeichnet Ihr Team aus?
Ich bin selbst gelernter Landschaftsgärtner – und das prägt auch unser Unternehmen. Die meisten bei uns kommen tatsächlich aus dem Garten- und Landschaftsbau. Natürlich haben wir auch Quereinsteiger dabei, und das tut der Qualität überhaupt keinen Abbruch.
Wichtig ist mir vor allem das Thema Ausbildung. Wir bilden jedes Jahr mindestens zwei, oft sogar vier Auszubildende aus. Außerdem stellen wir bevorzugt Fachkräfte ein, weil wir großen Wert auf fachliche Qualität legen.
3. Digitalisierung ist inzwischen überall Thema. Wie wichtig ist sie für Ihr Unternehmen?
Sehr wichtig. Gerade im Handwerk wird ständig über Digitalisierung gesprochen – aber viele wissen erst einmal gar nicht konkret, was ihnen das eigentlich bringt. Für uns war Digitalisierung der entscheidende Schritt, um als Unternehmen wachsen zu können.
Wir haben Prozesse so aufgebaut, dass alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen haben. Gleichzeitig können wir Kunden zuverlässig und teilweise automatisiert informieren – zum Beispiel darüber, wann welches Team vor Ort ist.
Die Entwicklung von zwölf auf heute 45 Mitarbeitende wäre ohne Digitalisierung nicht möglich gewesen.
4. Wie haben Sie damals angefangen?
Eigentlich schon ziemlich früh. Seit der Gründung 2005 haben wir versucht, möglichst viel digital abzubilden.
Das fing mit einfachen Dingen an: Rechnungen wurden digital verschickt, wir haben früh mit digitalen Bildern gearbeitet und schon 2006 oder 2007 eine digitale Zeiterfassung eingeführt – damals noch mit einer selbstgebauten Excel-Datei. Die hat erstaunlich lange funktioniert.
Mit dem Wachstum der Firma sind dann nach und nach immer mehr Prozesse dazugekommen.
5. Gab es einen konkreten Moment, an dem sich vieles verändert hat?
Ja, ungefähr 2017 oder 2018 – direkt nach unserem Neubau. Damals haben wir angefangen, unsere Baustellenordner komplett zu digitalisieren.
Früher wurden Pläne, Leistungsverzeichnisse und Unterlagen ausgedruckt und in Papierordnern an die Teams verteilt. Heute läuft das alles digital.
Das klingt erstmal unspektakulär, war für uns aber ein echter Game Changer. Denn plötzlich waren alle Informationen im gesamten Betrieb jederzeit abrufbar.
6. Was hat sich dadurch konkret verbessert?
Daraus entstanden viele weitere Prozesse: Zeitplanung, Einsatzplanung und verschiedene Automatisierungen.
Gerade bei der Gartenpflege, wo Teams teilweise zwei oder drei Baustellen am Tag anfahren, hilft uns das enorm. Alle wissen jederzeit, wer wo unterwegs ist.
Das sorgt für mehr Ruhe im Betrieb, höhere Kundenzufriedenheit und auch mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden.
Und ganz nebenbei spart uns das heute mindestens eine komplette Stelle – auch wenn das nie das eigentliche Ziel war.
7. Welche digitalen Lösungen nutzen Sie noch?
Wir haben zum Beispiel Urlaubsanträge digitalisiert und ein eigenes Intranet aufgebaut.
Das funktioniert wie eine kleine Lernplattform für alle Mitarbeitenden. Dort findet man Videos und Informationen zu ganz alltäglichen Fragen: Wie beantrage ich Urlaub? Wie sind Abläufe geregelt? Wo finde ich bestimmte Unterlagen?
Außerdem haben wir dort eine Wissensdatenbank aufgebaut. Wenn Themen mehrfach auftauchen – etwa bei behördlichen Genehmigungen oder technischen Standards – werden sie dort hinterlegt.
Das können Zeichnungen, Videos oder auch externe Inhalte wie YouTube-Videos sein. Wichtig ist einfach, dass alle wissen, wo sie die Informationen finden.
8. Können alle Mitarbeitenden darauf zugreifen?
Ja, vom Azubi bis zur Geschäftsführung. Jeder hat Zugriff.
Das hilft nicht nur im Alltag, sondern stärkt auch das Gemeinschaftsgefühl. Alle arbeiten mit denselben Informationen und Standards.
9. Sie haben auch ein digitales Onboarding eingeführt. Wie funktioniert das?
Neue Mitarbeitende starten bei uns nicht direkt auf der Baustelle.
Am ersten Tag schauen sie sich zunächst mehrere Stunden Videos und Informationen über den Betrieb an. Dadurch verstehen sie schneller, wie wir arbeiten und wie unsere Abläufe funktionieren.
Das Ziel ist ja, dass neue Kolleginnen und Kollegen möglichst schnell Teil des Teams werden.
10. Wie organisieren Sie Ihre Projekte digital?
Wir arbeiten mit einem Kanban-System. Jede Baustelle läuft als digitale Karte durch verschiedene Prozesse.
Dort stehen alle wichtigen Informationen drin: Ansprechpartner, Termine, Aufgaben, Dateien, Bilder oder auch Aufbauanleitungen.
Besonders wichtig ist mir dabei, dass Informationen nicht nur vom Büro auf die Baustelle gehen, sondern auch umgekehrt.
Die wertvollsten Informationen kommen oft direkt von draußen.
11. Was würden Sie anderen Unternehmen beim Thema Digitalisierung raten?
Digitalisierung muss nicht kompliziert sein.
Wenn ich als nicht Digitaler Mensch den digitalen Prozess verstehe, dann versteht ihn jeder.
Genau darum geht es.
Man braucht keine übertrieben komplexen Systeme, sondern Lösungen, die einfach funktionieren und im Alltag wirklich helfen.
12. Wie sehen Sie die Zukunft des Handwerks?
Unsere Bürowelt wird in zehn Jahren wahrscheinlich ganz anders aussehen als heute. Themen wie Ablage, Angebotserstellung oder Bildbearbeitung werden sich massiv verändern.
Aber zwei Dinge bleiben:
Der persönliche Kontakt zu Kundinnen und Kunden wird im Handwerk immer wichtig sein. Und außerdem wird es auf absehbare Zeit wohl keine Roboter geben, die Bäume schneiden, Terrassen bauen oder Teiche anlegen.
Da bin ich ziemlich sicher.
